ETKİLİ SUNUŞ

ETKİLİ SUNUŞ

Yazarı          : Christian E. BINGAMAN
Yayınevi       : Rota Yayınları
Bilim Grubu : Başarı
Türü             : Tercüme
Hitap Ettiği Okuyucu Kitlesi: Özel İlgi

Genel Değerlendirme:
İletişimin öğelerinden konuşma, ses hacmi, ses perdesi, stil, tonlama, telaffuz, hız, beden dili vb. konular inceleniyor. Ayrıca sunuşun planlanması, konuşmacının hedefleri, dinleyicinin rolü, sunuş ortamı, sunuşun 9 tane aşaması ve dinleyicileri sunuşa katmak ile ilgili konular ele alınıyor.

1.BÖLÜM - SUNUŞLAR NEDEN YAPILIR?
Sunuş, bir topluluk önünde konuşma forumudur. Bir organizasyon adına içeride ya da dışarıda sunuş yapılabilir. Dış sunuşlar ikna etmeye yöneliktir. Bunlar özel tutumlar örneğin,"Toplumun gelişmesine yardımcı olmak istiyoruz" ya da "Fiyatları yükseltmemiz lazım" ya da "Biz sizin için çalışıyoruz" veya "ürünlerimiz tamamen doğal maddeler içermektedir" gibi geliştirmeye çalışır.
İçe yönelik sunuşlar genellikle enformasyon yaymak amacıyla verilir. Bunlar; bolümler, yöneticilerle astları, kıdemli işçilerle genç işçiler arasında bilgi paylaştırmanın bir aracı işlevini görür. İç sunuşlara örnek olarak brifingler, tanışmalar ve eğitim etkinlikleri verilebilir.
Sunuş bir iletişim kanalıdır. Organizasyonun büyüklüğü, karmaşıklığı ve yönetim felsefesi sunuş gerektiren olayların yapısını ve türünü belirler. Sunuşlar çok çehrelidir. Konuşmacı, dinleyiciler, amaç, zaman, yer ve konu bunların tümü sunuşun etkinliğine katkıda bulunur. Bu yüzden, konuşmacının iletişim sürecinin karmaşıklığının ve dinamiklerinin bilincinde olması önem taşır.

BİR GRUP ÖNÜNDE KONUŞMA KORKUSUNU HAFİFLETMEK
Şirket içinde bir sunu yapmanın düşüncesi bile midenizde kramplar oluşturuyor, ağzınızı kurutuyor, terlemenize neden oluyor ve bacaklarınızı titretiyor mu? Eğer durum buysa, yalnız değilsiniz. Çoğu insan topluluk önünde konuşmaktan korkar. Bu korkuyu insanları gerçeklikten kaçmaya yönelten algılanmış bir tehdit meydana getirir.. Korku, algılanmış tehditle orantılı ya da orantısız olabilir.
Kendisini yaratan nedenle orantılı olan korku, sizi olumlu ve yapıcı bir şeyler yapmaya yöneltir.
Buna karşılık orantısız korkular psikolojik ve duygusal bakımdan zararlıdır. Bir sunuş yapma korkusu algılanan tehditle genellikle orantılı olur. Konuşmacılar çoğunlukla; birincisi anlayış arayarak, ikincisi korkuyu yapıcı eyleme dönüştürerek -görevi üstlenerek- stresi yönetirler.

İLETİŞİM SÜRECİ
Etkili iletişim iki yönlü bir süreçtir; bir verici ile bir alıcı arasındaki düşünce alış verişidir. Konuşmacı (verici) olarak göreviniz, dinleyicilerin (alıcı) mesajı anladıklarından emin oluncaya kadar bitmez. Dinleyicilerden bir mesaj aldığınız zaman, bu mesajı anladığınızı dinleyicileri ikna edecek bir biçimde ifade edinceye kadar göreviniz tamamlanmaz. Verici ve alıcı eş zamanlı biçimde mesajı süzgeçten geçirir.
Süzgeçten geçirme işleminin sonucu şudur; Alıcı mesajı vericinin kastettiği biçimde algılamayabilir.
Dinleyicinin anlayışını zenginleştirecek müdahelerde bulunmak amacıyla sunuşun planlanmış düzenini değiştirmek için, konuşmacıların iletişim dinamiklerinin bilincinde olması gerekir. Örneğin, bir konuşmacı mesajı yeniden ifade edebilir, örneklere başvurabilir, diyagramlar çizebilir, dinleyicilerin duygularını yansıtabilir ve özetleme yapabilir. Sözcüklerin herkes için mutlaka aynı şeyi ifade etmeyeceğini unutmayın. algılama kişisel birşeydir.

İLETİŞİMİN ÖĞELERİ
Sözlü sunuşların yapılmasında yer alan iletişim öğeleri konuşma, dinleme, geri besleme (sözlü veya sözsüz) ve soru sormaktır.
Konuşma: Sesiniz tutumunuzu, duygularınızı ve iç durumunuzu yansıtır. İç dünyanızın bir aynasıdır. Sesli anlatımın başlıca öğeleri ses hacmi, ses perdesi, tonlama, kalite, hız, lehçe ve stildir.

Ses Hacmi: Yüksek ses, fikirleri vurgulamak amacıyla etkili biçimde kullanılabilir. Buna karşılık, gereksiz yere sesi yükseltmek mesajdan çok şey götürebilir ve dinleyicileri kızdırabilir. Öte yandan bazı insanlar çok yumuşak konuşur. Sanki odada dinleyicilerin olduğunun farkında bile değildirler. Ses hacmi ya da tonunda hiçbir değişiklik olmadığından bunların konuşma biçimleri monotondur. Sonuç olarak dinleyiciler hayallere dalıp uyuklayabilir ya da sinirlenebilir.

Ses Perdesi: Etkili konuşmacılar anlamı güçlendirmek ve kullandıkları sözcüklere canlılık kazandırmak amacıyla seslerini alçaltır ya da yükseltir. Ses perdesinin uygun kullanımı anlamı berraklaştırır.

Hız: Konuşmacının sözcükleri söyleme hızının farkında olması ve bunu kontrol etmesi gerekir. Konu karmaşık olduğu zaman konuşma hızı düşürülmelidir.
Kalite: Kalite, kişinin sesinin kendine özgülüğünü anlatır. Ama duygusal ve fiziksel durumlarda etkide bulunur.
Tonlama ve Telaffuz: Tonlama, konuşma seslerinin yapısını anlatır. Telaffuz ise seslerin sözcükler içinde kaynaşmasıdır.
Stil: En çekici stil sohbet biçiminde olanıdır. Bu, ezbere, kendiliğinden konuşmak demek değildir. Tam tersine dinleyicilerden herbirine sanki kendisine konuşuluyormuş duygusunu veren bir konuşma tarzıdır.
Dinleme: Etkili iletişim hem dinlemeye hem de konuşmaya bağlıdır. İki tür -pasif ve aktif- dinleme vardır. Pasif dinleme dikkatli suskunluğu ve en az yanıt vermeyi kullanır. Diğer kişinin fikirlerini istediği gibi ifade etmesine izin verir. Konuşmacı uzunca bir sözlü etkileşim beklemez. Suskunluk ya da tek bir sözcük yeterli olabilir. Bazen sözsüz bir karşılık daha uygun düşer.
Aktif dinleme daha zordur. Dinlerken karşımızdaki kişinin dilini, hızını ve konuşmasının içeriğini izlememiz gerekir. Aktif dinleme karşınızdakinin duygularını paylaşarak dinlemektir.

Geri Besleme: Geri besleme kişiye başkalarını nasıl etkilediği konusunda bilgi verir. İki tür geri besleme vardır.
Sözlü geri besleme ses perdesi, ses tonu ve konuşma hızıyla birlikte kullanılan sözcükleri kapsar. Sözlü anlatım konuşmacının başlıca mesajını dinleyicilere aktarır. Sesin kontrol edilmesi ses hacmi, ses perdesi, hız, nitelik, telaffuz ve stil üzerinde yoğunlaşarak başarılır.
Ses perdesi değişmesi bir sözcüğe genel anlamından daha güçlü bir anlam verir.
Sözsüz geri besleme, yani beden dili; yüz ifadelerini, göz temasını, duruşu, jestleri, fiziksel mekanı ve zamanı kapsar. Konuşmacının vücut hareketleri dinleyiciye gönderilen ikinci dereceden mesaja katkıda bulunur.

Yüz kasları ve gözler belki de vücudun diğer kısımlarından daha fazla sözsüz mesaj iletir. Örneğin, bir kaşın havaya kalkması şaşkınlık, gözlerin açılması hayret, tavana bakma derin düşüncelere dalma, yere bakma günlük hayaller kurma anlamına gelebilir. Yüz ifadeleri ve göz hareketleri dinleyenlere konuşmacının onlarla iletişim kurmak isteyip istemediğini ve mesajı anlamalarına ilgi duyup duymadığını anlatır. Dinleyenlerin mesajı anlamadığını düşünüyorsanız, konuyu yeniden anlatmanız ya da tekrar etmeniz veya karışıklığı düzeltmek için belki de bir örnek vermeniz gerekir.
Beden Dili: Konuşmacı kürsüye ya da podyuma yaklaşırken dinleyicide ilk izlenimini oluşturur. En iyi strateji emin adımlarla yürümek, notları hızlı bir şekilde düzenlemek, dinleyicilere bir göz atmak ve derin bir nefes alarak konuşmaya başlamaktır.
Öne arkaya sallanmak, ağırlığı bir bacaktan ötekine vermek ve gereksiz yere podyumun gerisine doğru gitmek dinleyicinin dikkatini dağıtır. Jestler el ve kollarla yapılan vücut hareketleridir. Genellikle konuşmacının kendini konuya kaptırması sonucu kendiliğinden ortaya çıkar. Örneğin, dinleyicilerden biri konuşmacıya bir soru yöneltirken konuşmacı kollarını göğsüne kavuşturarak durursa, dinleyiciler konuşmacının soruyu önemsemeyerek, savunmaya geçtiğini ya da başka sorular dinlemek istemediğini düşünebilir.

Poz. konuşmacının duruş biçimidir. Dimdik durmak ya da kendini koyuvermek dinleyiciye ayrı ayrı mesajlar verir. Konuşmacı fiziksel olarak rahat edebileceği şekilde, gergin olmayan bir çeviklik ve kontrol duygusu yaratarak durmalıdır. Ayaklar birbirine yakın olmalı ve ağırlık iki ayağa da eşit olarak dağılmalıdır.

Oturma Düzeni: Bir sunuş için oturma yerlerinin fiziksel düzenlenmesi bir mesaj verir ve dinleyicilerde bir tepki yaratır. Konuşmacının niyeti hazır bulunan herkesin aktif katılımını sağlamaksa, bu durumda oturma düzeninin bu mesajı vermesi gerekir.
Sunuş Programı: Dinleyicilerin zamanının en az sizinki kadar değerli olduğunu unutmayın. Başlangıç ve bitiş zamanları en küçük noktasına kadar belirlenmelidir. Ne olursa olsun, programa bağlı kalınmalıdır. Konuşmaya geç başlarsanız ya da önceden belirtilen zamanlarda ara verilmezse, bu durum konuşma konunuzu gölgede bırakabilir.

Sorular ve Cevaplar
İki tür dolaylı ve dolaysız- soru vardır. Dolayısıyla sorular özgül bir konuyu ortaya atar. Bu sorular "evet", "hayır", şeklinde ya da kısa olarak cevaplanabilir. Dolaysız bir soruya şu örnek verilebilir: "Önceki slaytta gösterilen satış hacmi sadece Ocak ayına mı aittir?"
Dolaylı sorular açık uçludur. Cevap vermeden önce düşünmek gerekir. Örneğin, şu soru "Önceki slaytta gösterilen satış rakamlarına nasıl ulaştınız?"
Sorular şu işlevleri yerine getirir:
* Nedenleri saptamak.
* Tepkileri açığa çıkarmak.
* Öneriler almak.
* Dikkati yoğunlaştırmak.
* Geri besleme elde etmek.
* Zıt görüşleri ortaya atmak.
* Yaratıcılığı kamçılamak.
* Tartışma yaratmak.
* Mutabakatı sınamak.
* Performansı eleştirmek.
* Yeni alanlar keşfetmek.
* Anlama derecesini değerlendirmek.
Özanlayış
Öz anlayışınız kendi görme biçiminizdir. Bir sistem içinde kendimizi belli bir hiyerarşik düzeye koyarız. Birçok sistemin öğesi olduğumuz için kendimizi gördüğümüz düzey sistemden sisteme değişebilir. Son olarak hepimizin bir özel bir de genel yanı bulunmaktadır. Özel ve genel davranışlarımızın dört boyutu vardır:
1) Kendimizin bildiği ve başkasının bilmesine izin vermediği davranış.
2) Kendimizin bildiği ama başkalarına açık olmayan davranış.(derin duygular, fikirler)
3) Kendimizin bilmediği ama başkalarının gözlediği davranışlar.
4) Kendimizin bilmediği ve başkalarına da açık olmayan davranışlar.
Geri besleme (sözlü veya sözsüz), kendimizin bilmediği bu davranışların farkına varmamıza yardımcı olmak için başkaları tarafından yürütülen bir girişimdir.
Kendini Açığa Vurma
Açığa vurma sayesinde kendimizin bir parçasını başkalarıyla paylaşma konusunda serbestçe kararlar alırız. Kendimizi daha iyi anlamamız için kendimizi başkalarıyla paylaşmamıza gerek vardır. Kendini açığa vurma ancak kendinizi başkalarına gösterdiğiniz zaman ortaya çıkar. Bunun riskli olacağı korkusundan kurtulun. Bereket versin ki ödüller risklere ağır basar. Kendinizi açığa vurma süreci boyunca olgunlaşırsınız.
Kendini Analiz Etme
Kendinizi sürekli ve dürüst bir şekilde sınavdan geçirmenizi kapsar. Bunu yaparken aşağıdaki soruları yanıtlamak yardımcı olabilir:
1. Temel değerlerim neler?
2. Bu değerlerin herbiri benim için ne kadar önemli?
3. İhtiyaçlarım neler?
4. Bu ihtiyaçlardan hangileri karşılanıyor?
5. Karşılanmayan ihtiyaçlarım nasıl karşılanabilir?
6. Güçlü yanlarım ne?
7. Gelişme alanlarım hangileri?
8. Bu alanları nasıl bir güce dönüştürebilirim?
Olumlu bir öz anlayışa sahip olduğunuz zaman daha etkili bir konuşmacı olacaksınız.
Özet
Bu bölümde, etkili sunuşlar yapma konusunda sizi içsel olarak hazırlamaları bakımından iletişim süreci ve öz anlayışı inceledik.

2.BÖLÜM - SUNUŞLAR NİÇİN PLANLANMALI?
Planlama etkili bir sunuşun anahtarıdır. Planlama çok yönlüdür. En azından aşağıdaki noktaların belirlenmesini kapsar:
1. Sunuşun amacı.
2. Konuşmacının hedefi.
3. Dinleyicilerin rolü ve ihtiyaçları.
4. Lojistik: Ne zaman? Nerede? Kim?
5. Donanım ve materyaller.
6. Maliyetler.
7. Sunuşa yaklaşım.
8. Sunuşun içeriği.
Konuşmacının Hedefleri
Konuşmacının iki hedef dizisi bulunur: Sunuşun hedefleri ve kendi hedefleri. Bazı kişisel hedefler sunuşun etkisini arttırır. Bunun örnekleri şunlardır:
* Saygı, inanç ve güven uyandırmak.
* Geri beslemeden öğrenmek.
* Soruları daha iyi kullanmak.
* Özgüven oluşturmak.
* Aktif bir dinleyici olmak.
Sunuşun etkisini azaltan kişisel hedeflere de şu örnekler verilebilir:
* Bu uzmanlığa sahip tek kişi olduğunu göstermek.
* Terfi etmek.
* Başka birisini kötü göstermek.
* Övgü almak.
* Kişisel konumunu yükseltmek.
Dinleyicinin Hedefleri
Bir kişiden bir sunuşa katılması istendiğinde, çoğunlukla Şu iki kendiliğinden tepkiden birisini gösterir: "Harika!" ya da "Zamanımı boşa harcamayacağım."

Dinleyicinin Rolü
1. Bölümde sunuşun iletişime yönelik bir forum olduğunu belirttik.
Dinleyicinin rolü pasif değildir. Dinleyici sözlü ve sözsüz olarak enformasyon gönderir.
Dinleyici Nedir?
Dinleyici, özel bir amaçla bir araya getirilmiş insan grubudur. Dinleyiciler arasındaki tek ortak bağ bu olabilir. Bir sunuş sırasında, her zaman iki çeşit karşılıklı etkileşim görülür:
1) Dinleyicilerin arasında etkileşim.
2) Dinleyicilerle konuşmacı arasındaki etkileşim.
Dinleyici Analizi
Dinleyici analizi kendinize şu soruları sormaktan ibarettir:
1. Dinleyici grubu oluşturacak insanlar hakkında ne biliyorum?
2. Bu insanlar hakkında nasıl daha çok şey öğrenebilirim?
3. Bu bilgileri sunuşun etkili olma olasılığını arttırmak için nasıl kullanabilirim?
Dinleyiciyi analiz etmede yardımcı olacak bilgiler şunlardır:
1. Gelecek insan sayısı.
2. Geleceklerin isimleri.
3. Geleceklerin konumları.
4. Temsil edilen bölümler.
5. Bölüm yöneticilerinin sayısı.
6. Yardımcı personel sayısı.
7. Geleceklerin cinsiyeti.
8. Geleceklerin yaş ortalaması ve kıdem durumu.
9. Karar alma gücüne sahip insan sayısı.
10. Sunuşun konusuna çok ilgi duyan insan sayısı.
11. Sunuşun konusuna çok az ilgi duyan insan sayısı.

Sunuş Ortamı
Kötü bir sunuş ortamı çok istekli dinleyicilerin bile hevesini kırabilir. Fiziksel düzenleme, dikkat dağıtıcı dış etkiler ve dinleyicilerin kalabalığı sunuş ortamına etkide bulunur.
Fiziksel Düzenleme. Dinleyicilerin nasıl oturacağını, mekanın büyüklüğünü ve kullanılacak araçları önceden belirlemek, sunuş sırasında problemleri en aza indirir. Bilinmeyen değişkenler ne kadar azsa özgüvenimiz o kadar artacaktır. Sadece ödevinizi yapmadığınızın açıkça görüldüğü durumlar dinleyiciyi çileden çıkarabilir.
Dış Etkiler. Siren, trafik, koridor konuşmaları ve vantilatörün yarattığı gürültüler dinleyicinin dikkatini dağıtır. Dikkat dağılması anlık bir durum ise, sesinizi ve/ya da vücut pozisyonuzu ayarlayıp konuşmaya devam edin. Gürültü, devam etmeyi olanaksızlaştıracak kadar sinir bozucuysa zorunlu bazı ayarlamalarla yetinmek daha iyidir.
Dinleyici Kalabalığı.
Dinleyicilerin kalabalıklığı sunuşun ne kadar biçimsel olacağını belirler.
Öğrenme
Bir sunuş dinleyicilere bilgi mesajı verir. Yetişkinlerin öğrenimi konusunda önde gelen otoritelerden birisi olan Dr. Malcolm Knowles, Yetişkin Öğrenci: İhmal Edilmiş bir tür adlı kitabında, neredeyse 20.yy. lın ortalarına kadar, "hem çocukların hem yetişkinlerin eğitimi için tek bir teorik yapı vardı: pedagoloji.
Pedagoloji
Pedagoloji, "çocukları eğitme sanatı ve bilimi" olarak tanımlanır. Bunun kökenleri romanın yıkılışına kadar gider. romanın düşüşünden sonra, bu varsayımlar putperestlik olarak görüldü ve 7. yy. da yasaklandı.
Pedagolojinin mesajı şudur: "Bu böyledir, buna inan ve bunu hatırla".
Andragoloji
"Andragoloji", yetişkinleri eğitme teorisini tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Yetişkin eğitiminin mesajı şöyledir: "İşte sana bilgi, bunu al ve sana yararlı olacağını düşünüyorsan kullan".
Deneysel Öğrenme mi, Konferans mı?
Yetişkinler en iyi deneysel olarak yani, birşeyle bağlantı kurarak ya da bir şey yaparak öğrenirler.
Deneysel öğrenimin çeşitli düzeylerini bir sunuşa aktarmanın sayısız rolü bulunmaktadır. Kuşkusuz, deneysel sunuşlar geliştirirken göz önünde bulundurulması gereken iki değişken, mevcut zaman ve dinleyicilerin esneklik derecesidir.

3. BÖLÜM - SUNUŞUN ÖĞELERİ
Mesajlar bir çok yoldan (sözlü sunuşlar, resimler, doğa) iletilir.
Sunuş Hazırlamanın Dokuz Aşaması
1. Sunuş analizini yapma.
2. Veri toplama.
3. Verilerin düzenlemesini yapma.
4. Sunuşun planını çıkarma.
5. Metni yazma.
6. Görsel yardımcıları kararlaştırma.
7. Metni konuşmaya dökme.
8. Sunuşu prova etme.
9. Sunuşu yapma.

Veri Toplama
Konuşmacı: Bilgi deponuzdaki verileri etkili biçimde hatırlamanın yolu beyin fırtınasıdır.
Organizasyonun Dosyaları: Şirketin dosyaları sunuş geliştirmek için mükemmel bir bilgi kaynağı olabilir. Notlar, mektuplar, politika ile ilgili yöntem ve broşürler raporlar, istatistikler gibi şeylerin tümü potansiyel bilgi kaynaklarıdır.
Görüşmeler: Bilgiye ihtiyaç duyulduğunda gösterilen ilk tepki bilen birisine sormaktır. Aynı ilke bir sunuş için veri toplamada da geçerlidir.
Verilerin Düzenlenmesi
Sunuşun hedefleri açık ve konuşmacının hitabetleri iyi olsa bile, içerik iyi düzenlenmemişse dinleyiciler hayal kırıklığına uğrayacak ve zaman yitireceklerdir. konuşmacı elindeki verileri düzenli olarak aktarırsa böyle bir sorun olmayacaktır.
Kilit Düşünce
Kilit noktaları belirlemeden önce, konuşmacının kilit düşünceyle ilgili bir ifade geliştirmesi gerekir. Kilit noktalar buradan çıkarılır. Kilit düşünce, etrafında kilit noktaların geliştirileceği sunuşun özüdür.
Kilit Noktalar
Kilit noktalar, kilit düşüncelerden çıkarılır. Larry Samovar ve Jack Mills kilit noktaların seçilmesi ve ifade edilmesi için bir dizi yol göstermişlerdir:
1. Her nokta kilit düşün cenin bir ürünü olmalıdır.
2. Her nokta öteki kilit noktalardan farklı olmalıdır.
3. Kilit noktalar kilit düşünceyi yeterince tartışmalıdır.
Ana Noktaların Sıralanması
Verileri düzenlemenin birkaç değişik yolu bulunmaktadır:
1. Kronolojik. Eğer ana noktalar en iyi kronolojik sıraya göre geliştiriliyorsa bunları ortaya çıkacakları zamana göre sıralayın.
2. Tarihsel. Eğer ana noktalar bir dönem meydana gelen değişikliklerle birlikte arka plan bilgisi de veriyorlarsa, sıralama tarihsel olmalıdır.
3. Mekansal. Örneğin bir şirketin bölge ya da yöreye dayalı çalışmalarının tartışılması hakkında bilgi vermek amacıyla kullanılır.
4. Konuya Göre. Bu düzenleme konuyu mantıksal ya da doğal bileşenlerine ayırır.
5. Problem Çözümü. Bu düzenleme bir problemi, problemin nedeninin analizini ve önerilen Bir çözümü ortaya koyar.

Plan Çıkarma
Bir plan iki temel amaca hizmet eder. Fikirleri planda hiyerarşik bir sıraya koymak için semboller kullanılır. Ortaya çıkan plan şuna benzer:
I. Ana nokta
A. Kilit nokta
1. Destekleyici veri
2. Destekleyici veri
B. Kilit nokta
II. Ana nokta
Bu plandaki her bölüm yalnızca bir fikri gösterir.
Metin Yazma
Uzunluğu ne olursa olsun sunuş asla ezberden yapılmamalıdır; Çünkü sunuşun dinamikleri çok karmaşıktır. Ama notlara da çok fazla bağlı kalmayın. Notlar sadece hafızayı canlandırır.
Yazılı Metni Geliştirme
Yazılı metin sözlü sunuştan farklıdır. Hem mesajı ham sunulacak görsel metaryelleri tanımlar. Yazılı metin kendi kendine yeterlidir. Sözlü sunuş olmadan da anlaşılabilir.
Yazılı Metnin Bölümleri
Yazılı metinde, plandaki dört bölüme denk düşen dört bölüm bulunur.
Giriş: Dinleyicilerin konuşmacıyla ilgili ilk izlenimlerine katkıda bulunur. Bazı konuşmacılar dinleyicinin dikkatini hemen konunun üstüne yoğunlaştıracak bir cümleyle başlarlar. Dinleticiye yönelmek ya da neden bir araya getirildiklerinden söz etmek dinleyiciyi anında konunun içine çekecektir.
Kilit Düşünce: Kilit düşünce sunuşun hedefidir. Sunuşun neyi gerçekleştireceğini söyler.
Gelişme: Bu kısım hem plandaki her bir noktanın ayrıntılarının tartışılmasını, hem de kilit noktayı destekleyici veriler içerir.
Sonuç ya da Kapanış: Etkili olması için sonuç bölümü dinleyicinin dikkatini iletilen mesaja yöneltmeli ve dinleyicilere bir tamamlanmışlık duygusu vermelidir.
Son Taslağı Hazırlama: Askerlikle ilgili bir deyişte olduğu gibi: "Onlara ne söylemeye geldiğinizi söyleyin, söyleyeceklerinizi söyleyin ve arkasından ne söylediğinizi söyleyin." Bu bir sunuşun yapısı içinde geçerlidir.
Görsel Yardımcıları Belirleme: Bazı konuşmacılar önce yaratıcı ve ilginç görsel araçları seçip, daha sonra da sunuşu bunları kapsayacak şekilde yazma yanlışına düşüyor. Bu, süreci tersine çevirir. Doğru sıra sunuşu yazmak, sonra hangi görsel araçların kullanılacağına karar vermektir.

METNİ KONUŞMAYA DÖNÜŞTÜRME
Yazılı bir sunuşun dili ve stili, sözlü bir sunuşun dili ve stiliyle aynı olamaz. Bu nedenle sözlü sunuş yapmadan önce yazılı metni konuşma stiline çevirmeniz gerekir. Bir konuşma stili geliştirmek için önerilen bazı ilkeler şunlardır:
1. Şahıs zamirleri kullanın.
2. Kısaltmalar kullanın.
3. Günlük sözcüklere dayanın
4. Kısa ama çok fazla olmayan bağlaçlar kullanın.
5. Argo, jargon ve akrostiklerden kaçının.
6. Olumlu sözcükler kullanın.
7. Cümleleriniz kısa olsun.
Rahat ve sohbet eder gibi konuşmak yapaylığı azaltır ve tek tek her dinleyicide sadece kendisine konuşuluyormuş hissi uyandırır.

4. BÖLÜM
Görsel Araçların Kullanılması - Görsel Araçlar Sunuşlara
Nasıl Katkıda Bulunur?
Görsel araçlar fikirleri güçlendirir, berraklaştırır ve açıklığa kavuşturur.
Sunuşa Yardımcı Araçlar
Sunuşa yardımcı araçlar üç kategoriye ayrılır: sessiz görsel araçların kapsamına yazı tahtaları, yazı levhası, projeksiyonlar gibi görsel araçlar girer. İşitsel araçlar teyp, makaralı teyp ve plakları kapsar.
Prejoksiyonlar: Projeksiyonlar ya da saydam göstericiler hem küçük hem de orta büyüklükteki dinleyici grupları için elverişlidir. Etkili olması için net ve okunaklı olmalıdır.
Konuşmacının dia üzerindeki belirli noktaları göstermesi için bir çubuk kullanması gerekir.
Slaytlar: Slaytlar, renk, fotoğraf, film ve çizim kullanmak için mükemmel araçlardır. Işıkların açılıp kapanması sırasında dinleyicinin dikkati dağılacağından, konuşmacı bu anlarda akışı nasıl koruyacağını planlamalıdır.
Filmler: Film, bir teoriyi, kavramı, tekniği ya da süreci pekiştirmenin iyi bir yoludur. Konuşmacı sunuşun mesajını desteklemek amacıyla filmi iyi analiz etmelidir
Yazı Tahtaları: Siyah zemine beyaz, yeşil zemine sarı renkli tebeşir daha iyi gider. El yazısı da okunaklı olmalıdır. En büyük dezavantajı tahta silinince bilginin yok olmasıdır.
Yazı Levhası: Yazı levhası bir yazı sehpasına, duvara ya da tahtaya iliştirilebilen büyük boy boş kağıtlardan meydana gelir.
Yazılı Materyal: Yazılı materyaller; görsel araçlarda ya da sunuş sırasında sunulan metaryelin kopyalarını ek bilgileri, istatistiksel verileri ve hatta sunuş metnini içerebilir.
Grafikler: Grafikler sessiz görsel araçların bir biçimidir. Çoğu kez bir konu bazı grafik türlerini kullanarak daha iyi aydınlatılabilir.
Telekonferans: Masrafların yükselmesi nedeniyle değişik coğrafi bölgelerde yaşayan insanlar arasında bağlantı kurmak için telekonferans yöntemi kullanılıyor. Telekonferans, ayrı yerlerdeki bireylerin, karşılıklı etkileşim amacıyla telekominikasyon sistemlerinden yararlanmasıdır.

5. BÖLÜM

KONUŞMACININ LİDERLİK ROLÜ GRUP DAVRANIŞLARI
Grup davranışları bir gruptaki tek tek bireylerin sergilediği davranışların bir bileşkesidir. Sadece bir grubun üyesi olmakla grup davranışı hakkında çok şey öğrenebilirsiniz. Her grup yaşam süresi boyunca bir parça değişir ve gelişir. Buna "grup dinamikleri" denilmektedir.
Grup Dinamiklerinin Öğeleri
Grup dinamiklerine katkıda bulunan belli başlı altı öğe mevcuttur: misyon, normlar, yapı, roller, liderlik ve iletişim.
Gruplar ister gönüllü ister gönülsüz kurulsun, bir amacı başarmak için oluşur. Kendi misyonlarını kendileri belirleyebilir ya da misyon grubun dışındaki bir güç tarafından önceden belirlenebilir. Her grubun özgül değer ve standartları vardır. Misyonunu başarıyla yerine getirmek için grubun izlediği süreci böylesi değerler ve standartlar yönlendirir. Bu süreçte lider çok önemli bir rol oynar. Etkili ve verimli grup performansı iletişimle doğrudan ilintilidir.
Grup Üretkenliği
Grup üretkenliğini etkileyen iki faktör bulunmaktadır. Birincisi, grup içindeki her bir bireyin tutumu grubun oluşturacağı sonuçları etkiler. İkincisi, grup üretkenliği bir bütün olarak grubun kollektif davranışına bağlıdır.
Bireysel Davranış.
1) Grup üyeliğine isteğiniz dışında seçilmiş olsanız bile aktif bir katılım gösterip göstermeyeceğinizi kararlaştıracak olan kişi sizsiniz
2) Rol özdeşmesidir. Bazı bireyler ait oldukları grupta lider olmak için güçlü bir istek taşır.
3) kabullenmedir. Kendinizi grubun bir parçası olarak görüyor musunuz? Grup sizi bir üye olarak kabul ediyor mu?
4) sevgidir. Düşünceli ve sevecen davranış, kendi kendine motive olmuş, özsaygıya sahip ve aktif katılım göstermeye aday bir kişi olmanın işaretidir. Bir sunuşa katılma payınızı bu konuların her birini ne kadar iyi çözdüğünüz belirler.
Kollektif Davranış.
Bir grubun performansını etkileyen ikinci faktör, üyelerin grup üretkenliğinin önündeki engellerle nasıl başa çıktığıdır.
Karar Alma
Sunuş bir karar alma ihtiyacını doğurabilir. Grup kararları iki kategoriye -süreç ve görev- ayrılır. Süreç kararları bir görevin nasıl başarılacağını kararlaştırır. Görev kararları ise doğrudan grubun ortaya koyduğu ürünle bağlantılıdır. Grup kararları otoriteye çoğunluğa ya da mutabakata dayalı olarak alınabilir. Otoriter bir karar, özel bir birey ya da bireyler tarafından alınır.
Problem Çözme
Etkili problem çözümü mantıksal bir atak planını izler.

LİDERLİK
Bir lider grubun amacına ulaşılmasını kolaylaştırdığı zaman etkili olur. Konuşmacı kişisel saldırılara kutuplaşmaya ve düşmanlığa engel olmalıdır.
Liderlik Yaklaşımları
Esas olarak iki liderlik yaklaşımı -dolaysız ve dolaylı- bulunmaktadır. Sunuşlarda her ikisi de geçerlidir. Dolaysız liderlik yaklaşımında konuşmacı; dinleyici, konuyu ve sunuştan çıkan sonucu mutlak olarak kontrolü altında tutar. Sadece sunuşta nelerin yer alacağını belirlemekle kalmaz, sunuşun yönünü ve vurgusunu da belirler. Dolaylı liderlik dinleyicilerin daha fazla kontrol sahibi olmasına izin verir.
Sorumluluk
Dinleyiciler konuşmacının belirli rolleri yerine getirmesini beklerler. Konuşmacının sadece üç temel sorumluluğu -kolaylaştırma, özendirme ve kontrol etme- vardır. Konuşkan dinleyicilerin tartışmaya egemen olmasını engellemeli ve konuşmacının konuşmayı hedefe yönelik tutması gerekir.
Güven Oluşturma
Webster's New Collegiate Dictionary, "güven"i şöyle tanımlıyor: "Birisinin ya da birşeyin karakterine, yeteneğine, gücüne veya gerçekliğine kesin biçimde bel bağlama." Güve iki yönlü bir süreçtir. Güven duyan kimseye güven duyulur.
Mizah
Çoğu sonuçlar mizaha başvurmak için fırsatlar meydana getirir. Sunuşlarda mizaha başvurmanın iki yol gösterici ilkesi vardır. Dinleyicilerin oluşturduğu gülüşmelere katılın ve kişisel hatalarınıza gülün.

DİNLEYİCİLERİ SUNUŞA KATMA
Dinleyiciyi Konuşmaya Teşvik Etme
Birincisi, hedeflerinizi (sunuşla ve dinleyicilerle ilgili hedeflerinizi ) önceden analiz edin. İkincisi, tüm sunuşu planlayın. Üçüncüsü, konunuzu tanıtmak için yeterince zaman ayırın. Giriş önemlidir! Bu, konuşmacı ve dinleyicilerin kendilerine alışmasını sağlayan bir süreçtir. Dördüncüsü, soru ve cevaplar, grup tartışmaları, görsel araçlar, örnek olay incelemeleri ve rol canlandırması rolüyle mesajı hayata geçirmeleri için dinleyicilere bir şans tanıyın.

Dinleyici yanıtları
Aktif ve uygun biçimde karşılıklı etkileşime girenler, bir şey söylemeyenler söz konusudur. Öte yandan, konuşma üzerinde tekel kuranlar tüm konuşmaları kendileri yapmak ister. Konuyu değiştirmek ya da tartışmaya yeni bir konu sokuşturmak isteyenlere yandan dolananlar deniyor.

Konuşmacının Yanıtları
konuşmacılar iddialı insanlardır. Katılımı özendirmekte anahtar konuşmacının tutumudur.

BEKLENMEYENİ YÖNETME: Dinleyici Davranışları
Düşman Katılımcı:
Düşmanlık bir protesto ifadesidir. Birey konuyu konuşmacıyı organizasyonu ya da kişisel baskıları protesto ediyor olabilir. Düşmanlık konuşmacıda korku duyguları uyandırabilir. Bu düşmanca durumu yönetmenin en iyi yolu nedir? Dinleyici düşmanlığını yönetmek önce, özkontrolü korumayı; sonra da düşman katılımcı üzerinde kontrol kurup sürdürmeyi gerektirir. Düşmanca tavrı kontrol etmek için, kişisel düşmanlığı dağıtmaya çalışın. Düşman katılımcıdan kaçmak ya da onu önemsememek sadece sunuştan birşeyler alıp götürür.

Gönülsüz Katılımcı.
Sunuşta olmayı istemeyen bir dinleyici genellikle sandalyeye yayılma bir şeyler karalama ya da uyuklama gibi pasif sözsüz davranışlar sergileyecektir. Bazı insanlar konuşmacı kim olursa olsun ya da mesaj ne kadar değerli olursa olsun sunuşlara katılmaktan heyecan duymaya bilir.